Moi! Olen Teresa ja osana harjoitteluani Luxemburgissa pääsin työskentelemään kansainvälisen konferenssin järjestämisen parissa. Kyseessä oli FiBeNeLux Summit 2023, joka järjestettiin kesäkuun alussa Helsingissä Scandic Grand Central Hotellissa. Konferenssin pääteemana olivat terveysteknologia, puhdas teknologia, älykkäät kaupungit, sekä älykkäät liikkumisen ratkaisut. Tarkoituksena oli kutsua konferenssiin asiantuntijoita puhumaan kyseisten sektoreiden tämänhetkisistä esteistä ja mahdollisuuksista, sekä niiden tulevaisuudennäkymistä. Konferenssi keskittyi teemoihin Suomen ja Benelux-alueen näkökulmista ja toi esille erilaisia ajatuksia siitä, miten ja missä voitaisiin lisätä innovaatiota ja yritysten välistä yhteistyötä, jotta kestävä kehitys voitaisiin maksimoida.

FiBeNeLux Summit järjestettiin Scandic Hotel Grand Centralissa Helsingissä.

Konferenssin suunnittelutyö oli alkanut jo paljon ennen kuin itse aloitin harjoittelun ja pääsin osallistumaan sen kanssa työskentelyyn. Suunnittelu oli melkein pääasiassa tehty helmikuussa, jolloin itse tutustuin ensimmäisen kerran konferenssiin. Silloin olikin jo aika aloittaa käytännön asioiden tekeminen, kuten allekirjoitettavien sopimusten laatiminen ja lähettäminen puhujille, sekä markkinointimateriaalin luominen. Tämä kesti lopulta koko harjoittelun ajan ja huipentui itse tapahtumaan kesäkuussa.

Pääsin tekemään paljon visuaalista työtä ja käytin paljon aikaa Canva-ohjelman parissa, jossa tein pääasiassa erilaista markkinointisisältöä eri alustoille. Vaikka olenkin päässyt opintojen aikana oppimaan markkinoinnista, oli erityisen kiinnostavaa nähdä, mitä asioita oikeasti täytyy ottaa huomioon, kun markkinoidaan konferenssia, jota ei ole aiemmin järjestetty. Kuviin, väreihin ja tekstin sisältöön piti kiinnittää paljon huomiota, jotta konferenssin idea tulee selkeästi esille kaikille, mutta samalla lopputuloksen piti olla tarpeeksi kiinnostava, jotta konferenssia pystyttiin markkinoimaan tehokkaasti. Oikeat logot ja tiedot piti löytyä kaikesta materiaalista ja markkinoinnin täytyi olla yhtenäistä, oli kyse sitten henkilökohtaisista kutsuista tai markkinoinnista sosiaalisessa mediassa.

Iso osa konferenssiin valmistautumisesta oli myös tietojen kerääminen ja niiden päivittäminen. Järjestelmällisyys oli tärkeää, jotta kaikki tiedot olivat ajan tasalla. Tämä helpotti kaikkien työskentelyä ja varmisti, että asiat etenivät oikein ja ajallaan. Päivitin paljon Excel-tiedostoja, joihin keräsimme esimerkiksi puhujien tietoja, kuten sopimuksien allekirjoittamiseen liittyvät päivämäärät. Kyseiset asiat ovat taustalla tapahtuvia asioita, joita ei näe tapahtumaan osallistujana, mutta jotka vievät paljon aikaa ja vaativat työtä. Lisäksi järjestelmällinen työskentely oli erityisen tärkeää, jotta asiat etenivät ammattimaisella tavalla ja herättivät luottamusta kaikissa osallistujissa ja heissä, jotka olivat mukana järjestelyissä. Konferenssilla oli sponsoreita ja muita tukijoita, joten kaiken piti kulkea niin sanotusti oppikirjan mukaan.

Opin paljon järjestelyjen aikana markkinoinnista ja konferenssin järjestämisestä, mutta eniten opin viestinnästä. Kommunikoimme paljon vieraiden, puhujien ja sponsoreiden kanssa sähköpostin välityksellä ja oli tärkeää pitää yllä tietynlaista tasoa kommunikaatiossa. Nyt tuntuu hassulta edes ajatella näin, mutta ensimmäiset harjoitteluni aikana lähettämäni sähköpostit jännittivät minua paljon, sillä en tiennyt mikä on sopiva tyyli, jolla kirjoittaa. Kävin kuitenkin esimieheni kanssa läpi sähköpostien kirjoittamista ja sain hyvää palautetta siitä, mikä on hyvää ja mitä voisin parantaa. Pikkuhiljaa sain varmuutta kirjoittamiseen ja pystyin itsenäisesti vastaamaan sähköposteihin asianmukaisella tavalla. Näitä kommunikaatiotaitoja tulen arvostamaan eniten tulevaisuudessa, sillä niitä tulen varmasti käyttämään. Usein puhutaan siitä, miten tärkeää kommunikaatio ja vuorovaikutus on kasvotusten, mutta liian harvoin huomiota kiinnitetään kirjalliseen kommunikaatioon ja sen laatuun. Olen hyvin tyytyväinen siitä, että pääsin harjoittelemaan sitä ammattilaisten kanssa, jotka osasivat antaa kehittävää palautetta, josta oikeasti pystyin oppimaan.

Kesäkuussa oli aika matkustaa Luxemburgista Helsinkiin tapahtumaa varten. Valmistauduimme päivää etukäteen tapahtumapaikalla ja kävimme tiloja ja viimeisiä valmisteluja läpi. Tunnelma oli innostunut, mutta samalla jännittynyt. Keskiviikko 7. kesäkuuta oli itse tapahtumapäivä. Päivän ensimmäinen tehtäväni oli jakaa vieraille nimilappuja ja skannata lippuja. Tämä sujui suhteellisen mutkattomasti ja pian tapahtumapaikka täyttyi vieraista. Oli mielenkiintoista kohdata henkilöitä, joille aiemmin olin laittanut vain sähköpostia ja joista olin lukenut järjestelyiden aikana. Kun päivän virallinen ohjelma alkoi, olin vastuussa pääsalin taustan toiminnasta. Tämä tarkoitti sitä, että jokaisen puhujan taustana oli heidän itsensä valmistelema PowerPoint esitys tai muu tiedosto. Pääsin samalla kuuntelemaan inspiroivia esityksiä ja oppimaan paljon uutta etenkin Benelux-alueesta. Jos puhujat ja päivän sisältö kiinnostaa enemmän suosittelen lukemaan Finland Chamber of Commerce in Luxembourg kotisivuilta tapahtumasta (https://finchamlux.com/fibenelux-summit-2023/). Sieltä saa paremman käsityksen päivän puheenaiheista ja kaikista organisaatioista ja yrityksistä, joiden kanssa tapahtuma tehtiin yhteistyössä.

Päivä eteni ilman suurempia ongelmia ja saimme päivänmittaan paljon positiivista palautetta vierailta. Oli mukavaa kuulla, että tekemäämme työtä arvostettiin ja vieraat viihtyivät. Virallisen ohjelman välissä tehtiin paljon verkostoitumista esimerkiksi lounaan aikana ja pääsin itsekin tapaamaan paljon ihmisiä. LinkedIn helpottaa verkostoitumista eikä perinteisiä käyntikortteja juurikaan näkynyt. Iltapäivän ohjelma keskittyi pääteemoihin (terveysteknologia, puhdas teknologia, älykkäät kaupungit, sekä älykkäät liikkumisen ratkaisut), joihin vieraat olivat saaneet ilmoittautua etukäteen omien kiinnostusten perusteella. Itse järjestelin sillä aikaa teknologiaa, tein viimehetken lisäyksiä taustaesityksiin ja järjestelin lavaa puhujia varten. Sillä hetkellä todella tunsin itseni oikeaksi tapahtumajärjestäjäksi.

Illalla tapahtuman vei päätökseen verkostoituminen kuohuviinin kera, jolloin pidettiin myös viimeiset puheet ja kohotettiin yhdessä malja onnistuneelle konferenssille sekä Suomen ja Benelux-alueen yhteistyölle. Osa vieraista oli jo poistunut paikalta tähän mennessä, mutta se antoi mahdollisuuden entistä tehokkaammalle verkostoitumiselle hieman henkilökohtaisemmalla tunnelmalla.

Päivä oli ollut pitkä ja ajoittain kiireinen ja stressaava, mutta lopussa tunsin oloni onnistuneeksi. Tapahtuma onnistui, vieraat viihtyivät ja suuremmilta ongelmilta vältyttiin. Mielessä pyöri kaikki se työ, mitä tein tapahtuman eteen edellisinä kuukausina ja omalla tavallaan tuntui erikoiselta, että kymmenessä tunnissa kaikki työ, valmistelu ja järjestely oli tullut päätökseen. Koko prosessin aikana opin paljon uutta ja pääsin käyttämään opintojen aikana saatuja tapahtumatuotannon taitoja ja osaamista oikeassa konferenssissa. Oli hienoa päästä mukaan kansainvälisen konferenssin järjestämiseen ja nähdä, mitä kaikkea järjestelyihin kuuluu ja mitä taustalla tapahtuu. En vielä osaa sanoa, tulenko työskentelemään uudestaan samankaltaisen tapahtuman parissa, mutta jos mukana tekemässä on yhtä asiantuntevia ja kannustavia ihmisiä, lähtisin mukaan järjestelyihin milloin tahansa.

Kansainvälisen konferenssin järjestäminen: FinnCham-harjoittelija Teresan opit ja oivallukset